Il servizio si occupa prioritariamente di organizzare e gestire il flusso documentale in entrata, sia mediante acquisizione analogica che mediante acquisizione digitale tramite posta elettronica certificata, secondo i dettami normativi stabiliti dal d.p.r. 445/2000 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005, nonché dalle Linee Guida AGID.
Si occupa inoltre di garantire la corretta gestione degli archivi di deposito e storico attraverso la conservazione del materiale conferito dagli Uffici e la progressiva catalogazione dei documenti conservati, in adempimento a quanto disposto dalla parte prima del Codice del Beni Culturali, D.Lgs. 42/2004, nonché l’eventuale servizio di ricerca e consultazione del materiale depositato in funzione delle richieste avanzate da altri Uffici provinciali o dall’esterno.

Il Responsabile del Servizio, dott. Antonio Endrizzi, è stato individuato quale Responsabile della gestione documentale e Responsabile della conservazione dell’Ente

Al servizio afferiscono anche le attività connesse all’applicazione e attuazione della normativa vigente in materia di trattamento e protezione dei dati personali e particolari (Regolamento UE 679/2016 e D.Lgs.  101/2018), avvalendosi della consulenza fornita dalla società incaricata della funzione di Data Protection Officer.  
In ultimo al servizio sono attribuite funzioni particolari connesse allo sviluppo dell’Ufficio di area vasta con funzioni di assistenza tecnico-amministrativa ai Comuni per l’attrazione e la gestione degli strumenti erogativi.

Per la consegna a mano dei documenti indirizzati all’Ente Provincia è attivo uno sportello al pubblico con apertura nei seguenti orari:

• Lunedì dalle ore 9.30 alle ore 11.30
• Mercoledì dalle ore 9.30 alle ore 11.30